Para muchos, Microsoft Word es el procesador de texto con el que trabajamos a diario. Si bien lo usamos para respaldar documentación, armar protocolos o hacer trabajos para la universidad, Word entrega herramientas de suma utilidad para aquellos que nos desempeñamos en el mundo de la edición o para los escritores, pero que muy pocos conocen.
Hoy te contaremos algunos de esos pequeños tips que cambiarán tu forma de relacionarte con Word.
Control de cambios
Quizás no has escuchado nunca hablar del control de cambios, pero es una herramienta vital no solo para editores, sino que también si trabajas algún documento compartido o eres el owner de un proyecto y este debe pasar por tu filtro antes de la entrega final.
Básicamente, esta función te permite ver los cambios que le haces a un documento de Word, para llevar un registro y también ver todos los movimientos que se realizan con el documento. La gracia de esta herramienta es que, cuando el archivo llega al usuario final, este puede aceptar o rechazar esos cambios.
Para poder activar el control de cambios, tienes que ir a revisar y activarlo. Posteriormente, puedes escoger que en el documento se vean las revisiones simples, todas las revisiones, sin revisiones o el original. Te recomendamos trabajar con todas las revisiones, para que quede rastro de todo cambio hecho en el archivo.
Sin embargo, muchas veces también es útil trabajar sin revisiones porque, aunque no se vean, se van haciendo y eso ayuda a que se pueda ver el texto más limpio.
Una vez que activas el control de cambios, verás tu texto de esta manera :
Comentarios
Otro elemento que te servirá es el de comentarios. Para usarlo, seleccionas el párrafo, vas a revisar y clicas «Nuevo comentario». Cuando lo hagas, se verá así:
Poder dejar comentarios en el texto te permitirá dialogar con el autor de aquel, sobre todo cuando no hay claridad en lo que está planteando. Es una buena forma también para dejar sugerencias y dudas que nos puedan surgir tras la revisión.
Estilos
Saber usar bien los estilos que nos proporciona Word es vital para poder traspasar todos los elementos que revises previamente a InDesign sin tener mayores problemas de desconfiguración, facilitando así la diagramación o maquetación.
Usar estilos te permite, además, jerarquizar mejor el texto, lo que ayuda a su legibilidad y entendimiento. Con los estilos también puedes hacer un índice automático, algo que te explicaremos más adelante.
Para usarlos, solo debes seleccionar el texto y darle al estilo que necesites. Tu texto se verá de la siguiente manera:
Tal como nos muestra el panel, estamos usando título 1, título 2, título 3 y negritas. Si por algún motivo necesitas modificar el estilo (cambiar la fuente, el tamaño o el color), te posas sobre el estilo y vas a modificar.
Lo mejor de todo es que cuando ya tienes delineados los estilos que más usas, puedes guardar tu plantilla de estilos para cuando necesites usarla. Tener estas plantillas es sumamente útil para cuando hacemos edición y corrección de artículos de alguna revista o estamos trabajando capítulos de una tesis.
Cuando uses estilos en Word, el diseñador editorial con el que trabajes te lo agradecerá.
Índice
Otro beneficio de usar estilos es que puedes armar fácilmente el índice de tu documento y actualizarlo cuantas veces quieras. Para activarlo, una vez que apliques los estilos, debes ir a referencias y tabla de contenido:
Eliges la tabla que más te acomode y la aplicas:
Si necesitas actualizar el índice, basta que te poses sobre él y con clic derecho le des a «Actualizar página». Así de simple.
Esperamos que estas herramientas te sirvan para poder optimizar tu trabajo en Word y que faciliten tus tareas para cuando te enfrentes a un original.
